OneDrive vs SharePoint: Które Rozwiązanie Wybrać?

Jesteś przedsiębiorcą. Chcesz działać nowocześnie. Masz do wyboru wiele narzędzi informatycznych. Ktoś polecił Ci narzędzia Microsoftu, pakiet M365. Pewnie słyszałeś tylko o znanym każdemu OneDrive. Próbujesz z niego korzystać w swojej firmie, ale nie do końca Ci to wychodzi, a może brakuje Ci jakichś funkcjonalności? To dobrze, bo OneDrive to proste narzędzie, które służy tylko do Twoich osobistych celów. Dużo potężniejszym narzędziem do pracy grupowej jest SharePoint.

W tym artykule wyjaśnimy Ci, jakie są różnice i do czego używać jednego, a do czego drugiego. Warunkiem jest posiadanie komercyjnego pakietu M365, ponieważ SharePointa nie znajdziesz w darmowej ani domowej wersji.

OneDrive – Co warto wiedzieć?

OneDrive to narzędzie stworzone z myślą o indywidualnym użytkowniku. Pomyśl o nim jak o swoim osobistym dysku twardym, ale dostępnym z każdego miejsca na świecie, o ile masz połączenie z internetem. Dzięki OneDrive możesz bezpiecznie przechowywać swoje pliki, mieć do nich dostęp z różnych urządzeń, a także łatwo je udostępniać.

Przechowywanie i synchronizacja plików

OneDrive pozwala przechowywać Twoje pliki w chmurze, co oznacza, że są one dostępne zawsze i wszędzie. Wyobraź sobie, że pracujesz w biurze nad ważnym dokumentem, a potem musisz kontynuować pracę w domu. Dzięki OneDrive, wszystkie Twoje pliki są automatycznie synchronizowane, więc możesz je otworzyć na swoim domowym komputerze dokładnie w takim stanie, w jakim je zostawiłeś w biurze.

Udostępnianie plików i folderów

Czy zdarzyło Ci się, że musiałeś wysłać komuś duży plik, a załącznik e-mail okazał się za mały? OneDrive rozwiązuje ten problem. Możesz łatwo udostępniać pliki i foldery swoim współpracownikom, klientom czy partnerom biznesowym. Kontrolujesz, kto ma dostęp do Twoich plików, czy może je tylko oglądać, czy również edytować. Możesz nawet ustawić datę wygaśnięcia dostępu, co zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo.

Współpraca w czasie rzeczywistym

OneDrive integruje się z aplikacjami Microsoft Office, co umożliwia wspólną pracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Wyobraź sobie, że Ty i Twój zespół jednocześnie edytujecie ten sam dokument. Możecie obserwować zmiany wprowadzone przez innych na bieżąco, co znacznie ułatwia współpracę i eliminację błędów.

Zarządzanie i organizacja plików

OneDrive oferuje narzędzia do organizowania i zarządzania plikami, takie jak tworzenie folderów, oznaczanie plików jako ulubione oraz zaawansowane wyszukiwanie obejmujące zawartość dokumentów. Funkcje automatycznej organizacji zdjęć oraz integracja z aplikacją Zdjęcia w Windows ułatwiają zarządzanie dużymi zbiorami danych.

Odzyskiwanie plików i historia wersji

OneDrive umożliwia przywracanie usuniętych plików oraz przeglądanie wcześniejszych wersji dokumentów. Kosz na dysku pozwala odzyskać pliki usunięte przypadkowo, a historia wersji jest dostępna dla wszystkich typów plików.

SharePoint – Kompleksowe zarządzanie treścią

SharePoint to taka wewnętrzna strona internetowa Twojej firmy, wewnątrz której możesz stworzyć strukturę Twoich zespołów i w łatwy sposób udostępniać pomiędzy nimi firmowe dokumenty. Dział Administracja, Dział Sprzedaży i Marketingu, Dział Produkcji lub wspólnie miejsce na ogłoszenia dla całej firmy. Wszystkie te miejsca mogą być udostępniane tylko tym osobom, które powinny mieć do nich dostęp. Możesz także udostępniać wskazane dokumenty poza swoją firmę.

Biblioteki dokumentów

Zamiast trzymać wszystkie dokumenty na osobistych dyskach, możesz tworzyć centralne biblioteki dokumentów w SharePoint. Wyobraź sobie miejsce, gdzie wszystkie pliki są poukładane według kategorii, a każdy dokument jest łatwo dostępny dla tych, którzy go potrzebują. Możesz kategoryzować dokumenty, dodawać do nich metadane (dodatkowe informacje, które ułatwiają ich wyszukiwanie) oraz organizować je w struktury folderów.

Listy

Listy w SharePoint to coś więcej niż tylko proste listy. To potężne narzędzie do organizowania i śledzenia danych. Możesz tworzyć listy kontaktów, zadań, problemów czy niestandardowych procesów biznesowych. Listy są elastyczne i umożliwiają dodawanie kolumn, reguł walidacji oraz automatyzację procesów. Wyobraź sobie to jako spersonalizowaną bazę danych, która dokładnie odpowiada potrzebom Twojej firmy.

Witryny intranetowe

SharePoint pozwala na tworzenie witryn zespołowych i komunikacyjnych. Witryny zespołowe skupiają się na współpracy w małych grupach projektowych, gdzie możecie dzielić się dokumentami, kalendarzami i notatkami. Witryny komunikacyjne natomiast służą do udostępniania informacji na większą skalę, na przykład ogłoszeń dla całej firmy. To jak firmowy intranet, który organizuje wszystkie informacje w jednym miejscu.

Współpraca zespołowa

Dzięki SharePoint praca zespołowa staje się znacznie łatwiejsza. Możesz korzystać z narzędzi takich jak współdzielone kalendarze, tablice ogłoszeń i fora dyskusyjne. Integracja z Microsoft Teams umożliwia prowadzenie dyskusji na żywo, dzielenie się dokumentami oraz planowanie spotkań bezpośrednio z poziomu platformy. To narzędzie, które naprawdę ułatwia komunikację i współpracę w zespole.

Zarządzanie procesami biznesowymi

SharePoint nie tylko przechowuje dokumenty, ale także pomaga automatyzować procesy biznesowe. Dzięki integracji z Microsoft Power Automate możesz tworzyć niestandardowe przepływy pracy, które automatyzują zadania, takie jak zatwierdzanie dokumentów, powiadomienia o ważnych terminach czy zgłaszanie problemów. To jak posiadanie dodatkowego pracownika, który zajmuje się rutynowymi zadaniami.

Wyszukiwanie i znajdowanie treści

Z SharePointem nigdy nie zgubisz ważnych informacji. Zaawansowany mechanizm wyszukiwania pozwala odnaleźć potrzebne dokumenty na podstawie słów kluczowych, metadanych czy lokalizacji plików. Funkcje takie jak sugestie wyszukiwania, filtrowanie i personalizacja wyników sprawiają, że znalezienie potrzebnych danych jest szybkie i łatwe. To jak osobisty asystent, który zawsze wie, gdzie coś jest.

OneDrive czy SharePoint? Na co się zdecydować?

Kiedy wybrać OneDrive?

OneDrive jest optymalnym wyborem dla indywidualnych użytkowników lub małych zespołów, którzy potrzebują bezproblemowego sposobu na przechowywanie, dostęp i udostępnianie plików. Jest to szczególnie przydatne w przypadku pracy zdalnej lub mobilnej, gdy użytkownicy muszą mieć dostęp do swoich dokumentów z różnych lokalizacji i urządzeń. OneDrive zapewnia także wygodne rozwiązania dla osób, które regularnie pracują nad dokumentami i potrzebują możliwości ich edycji w czasie rzeczywistym.

Kiedy wybrać SharePoint?

SharePoint jest idealny dla małych (nawet taka co składa się z dwóch osób!), średnich i dużych organizacji, które muszą wykorzystywać zaawansowane narzędzia do współpracy i zarządzania treścią na dużą skalę. Platforma ta oferuje rozbudowane możliwości tworzenia witryn, zarządzania procesami biznesowymi i automatyzacji pracy. Jest on również odpowiedni dla zespołów projektowych, które potrzebują współdzielić zasoby, zarządzać projektami i procesami w ramach szeroko zdefiniowanych uprawnień dostępu.

Przykłady zastosowań i porównanie funkcji

Funkcja	OneDrive	SharePoint
Przechowywanie osobistych plików
Przechowywanie firmowych dokumentów
Współpraca w małych zespołach
Współpraca w dużych zespołach
Tworzenie witryn intranetowych
Automatyzacja procesów biznesowych
Zaawansowane zarządzanie treścią
Tworzenie i zarządzanie strukturą zespołów

Podsumowanie

OneDrive i SharePoint to dwa potężne narzędzia do przechowywania plików w chmurze, oferowane przez Microsoft. Nawet mała, dwuosobowa firma, jeśli tylko ma płatny pakiet M365, powinna korzystać z obu rozwiązań. OneDrive jest przeznaczony do pracy indywidualnej, a SharePoint do współpracy grupowej i zarządzania procesami biznesowymi.

Dobrze wdrożone OneDrive i SharePoint tworzą super system współpracy w firmie, ponieważ:

1. OneDrive jest idealny do osobistego przechowywania dokumentów i współdzielenia ich w małych zespołach.
2. SharePoint zapewnia rozbudowane możliwości współpracy w większych zespołach, automatyzacji procesów biznesowych i zarządzania treścią.

Wybór narzędzia zależy od specyficznych potrzeb Twojej organizacji. Warto zastanowić się nad wprowadzeniem obu rozwiązań, aby maksymalnie wykorzystać ich potencjał.

Kontakt ?

Jeśli nadal używanie i wdrożenie OneDrive oraz Sharepoint budzi u Ciebie niepokój. Możesz to skonsultować z naszymi Ekspertami. Jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc!