W tym artykule poruszymy temat jak można zlikwidować 5 problemów informatycznych, które mogą spowalniać rozwój Twojej firmy.
Przeczytaj poniższe punkty i zobacz czy może dotyczą Twojego środowiska informatycznego. Jeśli tak, to ten artykuł pozwoli Ci zobaczyć jak można działać efektywniej.
Jeśli:
- Posiadasz jako główny zasób na pliki dysk sieciowy NAS QNAP, Synology (lub podobnej firmy) i na nim przechowujesz wszystkie dane firmy. Łączysz się do niego z poza firmy przez VPN. Problem pojawia się, gdy dysk ulega awarii lub nie masz jego regularnych kopii zapasowych – ryzykujesz utratą kluczowych informacji.
- Posiadasz stary fizyczny serwer plików w biurze (HP, DELL, Lenovo lub podobnej firmy) i pracownicy zdalni mają trudności z dostępem do plików. Wydajność serwera spada, nowy serwer kosztuje minimum 20 PLN netto.
- Posiadasz pocztę u jednego z dużych polskich dostawców poczty (nazwa.pl, home.pl) lub korzystasz z darmowych lub niedrogich rozwiązań e-mail, które nie oferują pełnej kontroli nad bezpieczeństwem i archiwizacją wiadomości. W efekcie, firma może być narażona na ataki phishingowe i utratę danych.
- Pracując wspólnie z osobami z zespołu na wspólnych plikach musisz je przesyłać pocztą elektroniczną, bo nie znasz możliwości jednoczesnej pracy na plikach online.
- Posiadasz starsze wersje oprogramowania biurowego, które nie spełniają dzisiejszych standardów bezpieczeństwa i wydajności. Często nie możesz otworzyć pewnych wersji plików.
Co możemy z tym zrobić dzięki Microsoft 365?
Warto zauważyć, że istnieje wiele rozwiązań, które mogą pomóc w rozwiązaniu powyższych problemów. Niektóre firmy decydują się na DropBox, Google WorkSpace lub rozbudowę infrastruktury serwerowej. Jednak
Microsoft 365 (MS 365) jest rozwiązaniem, które warto rozważyć z kilku powodów:
- Jednolity ekosystem: MS 365 integruje wszystkie narzędzia w jednej platformie, co ułatwia współpracę, zarządzanie i monitorowanie działań zespołu.
- Bezpieczeństwo: Microsoft oferuje zaawansowane funkcje ochrony danych, w tym MFA (Uwierzytelnianie wieloskładnikowe) i regularne aktualizacje.
- Skalowalność i elastyczność: MS 365 pozwala łatwo dostosować liczbę użytkowników i dostępne zasoby, co jest korzystne dla firm o zmiennych potrzebach.
- Wsparcie dla pracy zdalnej: Narzędzia takie jak Teams, SharePoint i OneDrive umożliwiają pracownikom efektywną pracę z dowolnego miejsca i urządzenia.
- Oszczędności – Płacisz tylko za te zasoby, których faktycznie używasz, co redukuje koszty związane z utrzymaniem własnej infrastruktury IT.
Co to jest chmura Microsoft? 
Chmura Microsoft 365, znana również jako Microsoft Azure, oferuje kompleksowy zestaw narzędzi i usług. Umożliwiają dostęp do zaawansowanych funkcji obliczeniowych, przechowywania danych i aplikacji, które mogą być zarządzane z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki chmurze obliczeniowej możesz obniżyć koszty operacyjne, zwiększyć elastyczność działania oraz zapewnić lepsze bezpieczeństwo dla danych Twojej firmy.
Nie jest to zrozumiałe? Spróbujmy to wyjaśnić na przykładach.
Wyobraź sobie, że Twoja firma ma wiele dokumentów, które muszą być bezpiecznie przechowywane, ale też dostępne dla pracowników z różnych miejsc. Zamiast trzymać je na jednym komputerze w biurze (co jest ryzykowne, bo co jeśli komputer się zepsuje?),
możesz przechowywać je w chmurze. Dzięki temu pracownicy mogą mieć do nich dostęp z dowolnego komputera, tabletu czy telefonu, niezależnie od tego, czy są w biurze, czy pracują zdalnie.
A teraz inny przykład. Załóżmy, że Twoja firma rozwija aplikację internetową dla klientów. Zamiast kupować drogie serwery i zarządzać nimi na miejscu, możesz uruchomić tę aplikację w chmurze Microsoft. To tak, jakbyś wynajmował serwery na godziny, płacąc tylko za to,
czego faktycznie używasz.
Jak wygląda wdrożenie Microsoft 365?
Scenariusz od zera do wdrożenia
Wdrożenie chmury Microsoft w Twojej firmie to proces, który
wymaga starannego planowania i realizacji, ale kiedy jest dobrze przeprowadzony, może przynieść wiele korzyści. Poniżej omówię kolejne kroki w bardziej przystępny sposób, aby każdy mógł zrozumieć, jak to wygląda w praktyce.
1. Analiza potrzeb i planowanie:
- Sprawdź, co już masz: Na początek oceń, jak działa obecnie IT w Twojej firmie. Jakie systemy i programy używasz? Które z nich funkcjonują dobrze, a które sprawiają problemy? Dzięki temu zidentyfikujesz obszary wymagające poprawy oraz te, które warto przenieść do chmury.
- Analiza struktury firmy: Zbadaj przepływ dokumentów oraz komunikację wewnętrzną. Zrozumienie, jak informacje są przetwarzane w Twojej firmie, pomoże w określeniu, które narzędzia Microsoft 365 będą najbardziej odpowiednie do wdrożenia na pierwszym etapie.
- Zakres wdrożenia: Określ, które produkty Microsoft 365 wdrożyć w pierwszej kolejności. Na ogół migrację zaczyna się od poczty e-mail, ale w zależności od specyfiki firmy, inne narzędzia mogą być priorytetowe.
- Zabezpieczenia: Zastanów się nad rodzajem zabezpieczeń, które będą wdrażane. Wybór ten jest ściśle związany z licencjami, które posiadasz. Dobrze dobrane zabezpieczenia są kluczowe dla ochrony danych w chmurze.
- Ocena danych: Przeanalizuj swoje dane, aby zdecydować, które z nich powinny zostać przeniesione do chmury. Chmura Microsoft 365, jak każda inna, może generować znaczne koszty związane z przechowywaniem dużych ilości danych, więc warto rozważyć, które z nich są niezbędne do migracji.
- Budżet i harmonogram: Zdecyduj, jaki budżet chcesz przeznaczyć na migrację i ustal harmonogram działań. Rozbicie procesu na etapy może pomóc w minimalizowaniu zakłóceń w codziennej pracy firmy.
- Dobór licencji: Wybierz odpowiednie licencje Microsoft 365, które będą odpowiadały potrzebom Twojej firmy. Business Basic może wystarczyć w przypadku podstawowych narzędzi, natomiast Business Premium oferuje szerszy zakres funkcji.
- Wybór usług: Określ, które konkretne usługi Microsoft 365 będą potrzebne Twojej firmie, na przykład:
- Exchange Online: obsługa firmowej poczty e-mail.
- SharePoint: współpraca zespołowa nad dokumentami.
- Teams: komunikacja i prowadzenie spotkań online.
- OneDrive: przechowywanie i udostępnianie plików.
2. Przygotowanie do migracji
- Kopie zapasowe: Przed rozpoczęciem migracji, zrób kopie zapasowe wszystkich danych, które chcesz przenieść do chmury. To zabezpieczy Cię na wypadek, gdyby coś poszło nie tak podczas procesu. Zobacz również: Odkryj sekret bezpieczeństwa danych: Zasada 3-2-1
- Zarządzanie zmianami: Przygotuj użytkowników do nowego środowiska pracy. Przed migracją przeprowadź szkolenie dla pracowników, aby uniknąć sytuacji, w której będą czuć się zagubieni i zdezorientowani. Zaleca się standardowe szkolenie trwające 1-2 godziny, które wyjaśni, co użytkowników czeka po wdrożeniu.
- Ocena danych: Przeanalizuj swoje dane i sprawdź, czy są one aktualne i kompletnie przygotowane do migracji. Upewnij się, że niczego nie pomijasz.
- Wybór narzędzi: Microsoft oferuje narzędzia, które ułatwiają migrację, takie jak SharePoint Migration Tool czy Exchange Online Migration Tool. Wybierz te, które najlepiej pasują do Twojej sytuacji.
3. Migracja danych
- Przenoszenie poczty e-mail: Migracja poczty do Exchange Online to jedno z ważniejszych zadań. Dzięki temu wszystkie skrzynki pocztowe Twojej firmy będą działały w chmurze, co ułatwi ich zarządzanie i zwiększy bezpieczeństwo.
- Przenoszenie dokumentów: Dokumenty firmowe możesz przenieść do SharePoint lub OneDrive. Ważne, aby odpowiednio skonfigurować foldery i uprawnienia, aby wszyscy pracownicy mieli dostęp do potrzebnych im plików.
- Migracja użytkowników: Każdy pracownik musi mieć swoje konto w Microsoft 365, do którego przypisane będą odpowiednie licencje. Dzięki temu będą mogli korzystać z nowych narzędzi.
4. Konfiguracja i zarządzanie
- Skonfiguruj usługi: Po migracji danych, musisz dostosować działanie usług takich jak poczta e-mail czy Teams do specyfiki Twojej firmy. Ustaw odpowiednie zasady, aby wszystko działało sprawnie i zgodnie z potrzebami.
- Zabezpieczenia: Warto skonfigurować dodatkowe zabezpieczenia, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), co zwiększy ochronę Twojej firmy przed cyberzagrożeniami.
5. Szkolenie użytkowników
- Naucz pracowników: Nowe narzędzia mogą być trudne do opanowania, dlatego warto zorganizować szkolenia. Można to zrobić przez webinary, warsztaty, lub po prostu udostępniając instrukcje i materiały online. DreamITeam zaleca robić szkolenia przed, w trakcie i po wdrożeniu. Najlepiej sprawdzają się szkolenia w małych grupach (5-6 osób), trwające 1-2 godziny.
- Wsparcie: Po wdrożeniu, Twoi pracownicy mogą mieć pytania lub problemy. Warto zapewnić im wsparcie techniczne, które pomoże szybko rozwiązywać trudności.
6. Monitorowanie i optymalizacja
- Sprawdzaj, czy wszystko działa: Regularnie monitoruj, jak systemy działają po wdrożeniu chmury. Dzięki temu możesz szybko wychwycić ewentualne problemy.
- Optymalizuj: Jeśli zauważysz, że coś można zrobić lepiej – np. przyspieszyć działanie aplikacji czy poprawić zabezpieczenia – wprowadź odpowiednie zmiany
Podsumowanie
Wdrożenie chmury Microsoft w Twojej firmie może znacząco przyspieszyć rozwój biznesu, poprawić efektywność operacyjną oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Kluczem do wdrożenia jest odpowiednie zaplanowanie migracji i dostosowanie usług do potrzeb Twojej organizacji.
Zobacz również:
Obejrzyj również:
Skontaktuj się z nami
Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem chmury Microsoft 365,
skontaktuj się z nami pomożemy!
