Jak wdrożyć system ochrony sygnalistów w Twojej firmie?

Już od 25 września 2024 roku wchodzi w życie nowa ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U poz. 928), która wprowadza ważne zmiany dla Twojej firmy bądź instytucji. W artykule wyjaśniamy, kto może być sygnalistą, jakie są ich prawa i obowiązki oraz jak Twoja firma może się przygotować na nadchodzące zmiany. Poznaj szczegóły i dowiedz się, czytając poniższy artykuł.

Kim jest sygnalista? 

Sygnalista, znany też jako whistleblower, to osoba, która zgłasza nieprawidłowości w miejscu pracy. Może to być pracownik, współpracownik, a nawet osoba z zewnątrz, która zauważyła naruszenia prawa lub procedur wewnętrznych. Zgłoszenia te mogą dotyczyć działań takich jak oszustwa, korupcja, naruszenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa czy ochrony środowiska.

Przykład W Firmie ABC

Sytuacja 1: Oszustwo finansowe W firmie ABC pracownik, Tomek, zauważył, że jeden z menedżerów regularnie wyciągał pieniądze z budżetu projektu na prywatne cele. Tomek chciał zgłosić to, ale obawiał się, że straci pracę lub będzie gorzej traktowany. Dzięki wdrożonym procedurom ochrony sygnalistów w ABC, mógł zgłosić nieprawidłowości anonimowo przez bezpieczny system. Firma mogła zbadać sprawę, a Tomek czuł się bezpiecznie. Sytuacja 2: Naruszenie przepisów BHP Anna, pracownica działu produkcji, zauważyła, że w magazynie nie są przestrzegane podstawowe zasady bezpieczeństwa, co stwarza ryzyko wypadków. Dzięki procedurom ochrony sygnalistów w ABC, mogła zgłosić te problemy bez obaw o swoje bezpieczeństwo zawodowe. Firma mogła szybko podjąć działania naprawcze, poprawiając warunki pracy i zmniejszając ryzyko wypadków.

Dlaczego wprowadzono nowe przepisy?

W październiku 2019 roku Unia Europejska uchwaliła przepisy chroniące sygnalistów przed nieuczciwym traktowaniem. W Polsce firmy z co najmniej 50 pracownikami muszą teraz zapewnić bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości.

Społeczne postrzeganie sygnalistów

Sygnaliści to temat, który w nadchodzących miesiącach z pewnością będzie często poruszany w rozmowach i debatach publicznych. Jak społeczeństwo ocenia rolę sygnalistów? Wśród pracowników często można spotkać się z niechęcią do podejmowania działań typowych dla sygnalistów. Skąd bierze się to podejście? Z jednej strony, istnieje obawa, że zgłoszone nieprawidłowości nie zostaną odpowiednio rozpatrzone, a także lęk przed ewentualnym odwetem ze strony pracodawcy. Z drugiej strony, strach przed ujawnieniem tożsamości sygnalisty, co w wielu środowiskach może prowadzić do napiętnowania jako "donosiciel". Dlatego kluczowe jest, aby unijna dyrektywa dotycząca ochrony sygnalistów została w pełni zaimplementowana do polskiego prawa i rygorystycznie przestrzegana, aby zapewnić zdrowe funkcjonowanie zarówno organizacji publicznych, jak i prywatnych.

Wdrożenie przepisów unijnych

23 maja 2024 r. Sejm przyjął ustawę o ochronie sygnalistów, wdrażając unijną dyrektywę. Nowe przepisy chronią osoby zgłaszające naruszenia prawa, niezależnie od formy zatrudnienia.

Jakie obowiązki mają przedsiębiorcy?

Firmy muszą stworzyć bezpieczne kanały do zgłaszania problemów. Powinny zapewnić:

• Poufność: Chronić tożsamość sygnalisty.
• Bezpieczeństwo: Unikać represji, takich jak zwolnienia czy zmiana warunków pracy.
• Procedury: Ustalić, jak zgłoszenia są przyjmowane i jak są rozpatrywane.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zawierać:

1. Jednostkę lub osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń.
2. Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę.
3. Bezstronną jednostkę lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych (weryfikacja zgłoszenia, komunikacja z sygnalistą).
4. Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo.

Sygnalista powinien mieć możliwość dokonywania zgłoszeń co najmniej ustnie lub pisemnie.

Dlaczego wdrożenie tych procedur jest ważne?

Wdrożenie ochrony sygnalistów jest ważne, bo pomaga wykrywać i zapobiegać problemom w Twojej firmie. To chroni firmę przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi oraz buduje zaufanie wśród pracowników.

Konsekwencje niewdrożenia przepisów

Firmy, które nie wdrożą odpowiednich procedur zgodnych z nową ustawą, narażają się na surowe sankcje, w tym grzywny, a w niektórych przypadkach nawet kary pozbawienia wolności do lat 3. Niewdrożenie tych przepisów może również prowadzić do utraty zaufania pracowników oraz poważnych problemów z reputacją, co może mieć długoterminowe negatywne konsekwencje dla funkcjonowania firmy. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej na temat kar, przeczytaj tutaj.

Oprogramowanie wspomagające proces ochrony sygnalistów

Istnieją różne narzędzia, które mogą pomóc w spełnieniu wymagań dotyczących ochrony sygnalistów. Oprogramowanie do zgłaszania nieprawidłowości może zapewnić anonimowość zgłoszeń i zarządzać nimi. Przykładowe oprogramowania:

1. Oprogramowanie online poprzez przeglądarkę:
   • Zalety: Łatwy dostęp z dowolnego miejsca, brak konieczności instalacji, regularne aktualizacje.
   • Przykłady: WhistleB, NAVEX Global.
2. Aplikacje mobilne:
   • Zalety: Wygoda korzystania z urządzeń mobilnych, możliwość zgłaszania nieprawidłowości w czasie rzeczywistym.
   • Przykłady: MySafeWorkplace, Whispli.
3. Oprogramowanie pudełkowe (on-premise):
   • Zalety: Pełna kontrola nad danymi, brak zależności od zewnętrznych serwerów.
   • Przykłady: EQS Integrity Line, Got Ethics.

Jak powinno wyglądać idealne wdrożenie procedur ochrony Sygnalistów?

1. Planowanie i analiza potrzeb

Na początek warto skonsultować się ze specjalistą od ochrony sygnalistów. Kluczowe jest, aby dokładnie przeanalizować potrzeby Twojej organizacji. Obejmuje to określenie liczby pracowników i współpracowników oraz uwzględnienie specyfiki działalności. Taka analiza pomoże w opracowaniu skutecznych procedur, które będą dostosowane do konkretnej sytuacji.

2. Stworzenie procedur  zgodnych z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów

Na podstawie przeprowadzonej analizy, należy opracować wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości. Powinna ona obejmować:

• Zasady poufności: Jak chronić tożsamość sygnalisty.
• Kanały zgłaszania: Wewnętrzne formularze i systemy.
• Działania następcze: Jak oceniać zgłoszenia i przeprowadzać kontrole.

3. Wdrożenie procedur

Po przygotowaniu procedur należy je udostępnić wszystkim pracownikom, aby byli świadomi nowych zasad. Dobrze jest też przygotować odpowiednie dokumenty, takie jak formularze do zgłaszania nieprawidłowości. Warto również zapewnić pracownikom dostęp do wsparcia prawnego, zwłaszcza w sytuacjach, które mogą być skomplikowane lub wrażliwe.

4. Szkolenie pracowników

Kolejnym kluczowym krokiem jest przeprowadzenie szkoleń dla wszystkich pracowników, które powinny obejmować:

• Jak zgłaszać nieprawidłowości.
• Jakie są prawa i obowiązki sygnalistów.
• Konsekwencje składania fałszywych zgłoszeń.

Propozycja oprogramowania wspomagającego proces ochrony sygnalistów od DreamITeam

DreamITeam, we współpracy z ISOLUTION, oferuje zaawansowane oprogramowanie, które wspiera proces ochrony sygnalistów, pomagając firmom i instytucjom w spełnieniu wymogów nowej ustawy o ochronie sygnalistów. Jednym z kluczowych narzędzi w naszej ofercie jest Esignaller.

Aplikacja do zgłaszania naruszeń 

Esignaller to kompleksowa aplikacja, która wspiera organizacje sektora prywatnego i publicznego w realizacji wymogów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 oraz nowej polskiej ustawy o ochronie sygnalistów. Oto, jak Esignaller może wspierać proces ochrony sygnalistów w Twojej firmie:

• Bezpieczne kanały zgłaszania: Esignaller zapewnia anonimowe i bezpieczne opcje zgłaszania nieprawidłowości, chroniąc tożsamość sygnalisty.
• Zarządzanie zgłoszeniami: System umożliwia ewidencjonowanie i śledzenie zgłoszeń, zapewniając, że każde zgłoszenie jest właściwie oceniane i monitorowane.
• Automatyczne powiadomienia: Esignaller wysyła automatyczne powiadomienia o nowym zgłoszeniu oraz przypomnienia o działaniach następczych.
• Raportowanie: Oferuje funkcje raportowania, które pomagają w analizie zgłoszeń i ocenie skuteczności wdrożonych procedur.
• Wsparcie wielojęzyczne: System obsługuje wiele języków, co jest istotne dla firm międzynarodowych.
• Chmurowe rozwiązania bezpieczeństwa: Dzięki zastosowaniu technologii chmurowych, Esignaller zapewnia wysoką dostępność i bezpieczeństwo danych, eliminując potrzebę posiadania własnych serwerów.

Jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy, jak spełnić wymagania nowej ustawy, minimalizując ryzyko prawne i budując zaufanie wśród pracowników.

DreamITeam oferuje szkolenia

DreamITeam, we współpracy z GRODZKI LEGAL CONCIERGE, oferuje profesjonalne szkolenia, które pomogą Twojej firmie efektywnie wdrożyć i zarządzać procedurami ochrony sygnalistów. Oto szczegóły 1. Szkolenie stacjonarne

• Zakres: 6 godzin bloku szkoleniowego, w tym sesja pytań i odpowiedzi.
• Certyfikaty: Uczestnicy otrzymują imienne certyfikaty ukończenia szkolenia.

2. Szkolenie online

• Zakres: 6 godzin bloku szkoleniowego, w tym sesja pytań i odpowiedzi.
• Certyfikaty: Uczestnicy otrzymują imienne certyfikaty ukończenia szkolenia.

3. Pakiety wdrożeniowo-szkoleniowe

• Pakiet Stacjonarny
• Pakiet Online

Korzyści z wdrożenia Profesjonalne wdrożenie procedur oraz szkolenia zapewnią, że Twoja firma będzie zgodna z przepisami prawa, zyska ochronę przed ewentualnymi problemami prawnymi oraz zbuduje zaufanie wśród pracowników. DreamITeam wspiera ten proces zarówno poprzez nowoczesne narzędzia informatyczne, jak i kompleksowe szkolenia. Pomogą w pełni wykorzystać możliwości ochrony sygnalistów.

Podsumowanie

Sygnaliści są ważni dla utrzymania porządku w firmach. Wdrożenie odpowiednich procedur chroni sygnalistów i pomaga uniknąć problemów prawnych. Dla Twojej organizacji to ważny obowiązek, który zapewnia bezpieczeństwo i etykę w firmie.