e-Doręczenia – Twoja skrzynka na elektroniczne listy polecone. Wszystko, co musisz wiedzieć.
Wprowadzenie e-Doręczeń do polskiego systemu komunikacji to ogromna zmiana, która dotyczy zarówno firm, jak i osób fizycznych. Od 2025 roku, zarówno podmioty publiczne, jak i niepubliczne, będą miały obowiązek korzystania z dedykowanych skrzynek e-Doręczeń do korespondencji z urzędami i firmami. Jest to nowoczesna, bezpieczna i zautomatyzowana forma przekazywania dokumentów, która zastąpi tradycyjną papierową pocztę. Jednym z głównych dostawców tej usługi w Polsce jest Certum, oferujący różne plany abonamentowe dostosowane do potrzeb przedsiębiorców, instytucji oraz osób prywatnych.
Kto musi mieć e-Doręczenia i od kiedy?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń wprowadzany jest stopniowo. Ważne jest, aby przedsiębiorcy zrozumieli, kiedy powinni zacząć korzystać z tego rozwiązania.
- Od 1 stycznia 2025 roku:
- Nowo rejestrowane firmy w CEIDG i KRS będą miały obowiązek założyć skrzynkę do e-Doręczeń już podczas rejestracji działalności.
- Zawody zaufania publicznego, takie jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi i notariusze, również będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami.
- Od 1 kwietnia 2025 roku:
- Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku będą musiały założyć skrzynkę do e-Doręczeń.
- Od 1 października 2026 roku:
- Firmy zarejestrowane w CEIDG przed 31 grudnia 2024 roku będą zobowiązane posiadać skrzynkę e-Doręczeń.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to rejestrowany sposób komunikacji elektronicznej, który pozwala na wysyłanie i odbieranie elektronicznych listów poleconych. W odróżnieniu od zwykłych e-maili, każda przesyłka wysyłana przez system e-Doręczeń jest rejestrowana, a jej odbiór jest potwierdzony przez system. Gwarantuje to bezpieczne i prawnie wiążące doręczenie dokumentów, eliminując możliwość nieotrzymania przesyłki przez adresata.
E-Doręczenia spełniają wszystkie wymogi Ustawy o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 roku, co czyni je formalnie uznawaną formą komunikacji z urzędami i podmiotami gospodarczymi.
Przykładem dostawcy tej usługi w Polsce jest:
- Certum by Asseco Data Systems
- Autenti Sp. z o.o.
- KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
- Poczta Polska S.A.
E-Doręczenia a ePUAP – czym się różnią?
Często pojawia się pytanie, jak e-Doręczenia mają się do znanej już platformy ePUAP. Oba systemy będą funkcjonować równolegle, ale docelowo e-Doręczenia staną się głównym kanałem komunikacji między administracją publiczną a firmami oraz obywatelami. EPUAP pozostanie jako opcja dodatkowa, ale to e-Doręczenia oferują wyższy poziom zabezpieczeń oraz pełną zgodność z przepisami prawa.
Jak działa system e-Doręczeń?
Proces korzystania z e-Doręczeń jest intuicyjny i przypomina korzystanie z poczty e-mail. Oto kroki, które trzeba przejść:
- Rejestracja – Nadawca loguje się do systemu e-Doręczeń, który oferuje wybrany dostawca, np. Certum.
- Przekazanie przesyłki – Nadawca wysyła przesyłkę (elektroniczny list polecony), która jest rejestrowana przez system.
- Potwierdzenie wysłania – Usługa generuje dowód nadania przesyłki.
- Powiadomienie adresata – Adresat otrzymuje powiadomienie o oczekującej przesyłce w skrzynce e-Doręczeń.
- Odbiór przesyłki – Adresat loguje się do systemu i odbiera przesyłkę, a system potwierdza odbiór, generując odpowiedni dokument.
- Dowód odbioru – Dowód otrzymania przesyłki jest przesyłany nadawcy.
Dzięki takiemu systemowi, zarówno nadawca, jak i odbiorca, mają pewność co do terminu i statusu korespondencji.
Korzyści dla firm i administracji
1. Skrócenie czasu obiegu dokumentów
E-Doręczenia znacznie przyspieszają wymianę korespondencji między firmami, klientami oraz administracją publiczną. Dokumenty przesyłane są natychmiastowo, a cały proces jest monitorowany i zabezpieczony.
2. Redukcja kosztów
Dzięki eliminacji papierowej korespondencji, firmy mogą znacznie ograniczyć wydatki na druk, koperty i usługi pocztowe. Przesyłanie dokumentów elektronicznie jest nie tylko tańsze, ale również bardziej efektywne.
3. Wiarygodność korespondencji
W systemie e-Doręczeń nadawca oraz odbiorca są jednoznacznie identyfikowani, co zwiększa bezpieczeństwo prawną korespondencji. Każdy dokument posiada kwalifikowany znacznik czasu, co oznacza, że data wysłania i odbioru jest niepodważalna.
Przykład zastosowania e-Doręczeń
Wyobraź sobie, że musisz dostarczyć klientowi ważną umowę. Zamiast wysyłać ją pocztą tradycyjną, która może zająć kilka dni, logujesz się do systemu e-Doręczeń i wysyłasz dokument elektroniczny. Klient otrzymuje powiadomienie o nowej przesyłce, odbiera ją i podpisuje, a cały proces jest potwierdzony prawnie w ciągu kilku minut.
Dlaczego warto wybrać skrzynkę e-Doręczeń Certum?
DreamITeam jest technologicznym partnerem firmy Certum, która należy do wiodących dostawców kwalifikowanych usług zaufania. Oferuje nowoczesne i bezpieczne rozwiązania w zakresie e-Doręczeń. Oto, dlaczego warto Nas wybrać:
- Zgodność z wymogami ustawy: Firmy i podmioty niepubliczne mają obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń. Certum zapewnia pełną zgodność z prawem.
- Bezpłatna korespondencja z instytucjami publicznymi: Dzięki integracji z Publiczną Usługą Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), korespondencja z urzędami i instytucjami publicznymi jest bezpłatna.
- Bezpieczeństwo i potwierdzenia doręczenia: System e-Doręczeń Certum zapewnia pełną rejestrację procesu – od wysłania po odbiór i odczytanie wiadomości. Dla każdej przesyłki generowane są potwierdzenia, co daje pewność, że wiadomość dotarła do odbiorcy.
- Wygodna obsługa: Dostęp do skrzynki możliwy jest z każdego miejsca na świecie 24/7 – wystarczy komputer, tablet lub telefon. Dzięki temu korzystanie z usługi jest niezwykle wygodne i szybkie.
- Oszczędności operacyjne: Eliminacja papierowej korespondencji obniża koszty operacyjne, związane z wysyłką tradycyjnych listów.
- Ekologiczne rozwiązanie: Wybierając e-Doręczenia, przyczyniasz się do ograniczenia zużycia papieru i zmniejszenia śladu węglowego.
Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń w Certum?
Proces zakładania skrzynki e-Doręczeń w Certum jest prosty i intuicyjny. Można to zrobić w dwóch krokach:
- Rejestracja online: Wejdź na stronę Certum i wypełnij formularz wniosku o założenie skrzynki.
- Weryfikacja tożsamości: Proces można zakończyć zdalnie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub osobiście w jednym z punktów sprzedaży Certum.
Jeśli rejestrujesz skrzynkę na firmę, będziesz potrzebować dodatkowych dokumentów, takich jak:
- Pełnomocnictwo – w przypadku rejestracji na firmę lub zmiany właściciela skrzynki.
- Odpis z CEIDG – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
- Legitymacja zawodowa – dla osób wykonujących zawód zaufania publicznego.
Plany abonamentowe e-Doręczeń Certum
Certum oferuje różne pakiety e-Doręczeń, dostosowane do potrzeb różnych klientów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, kliknij tutaj!
Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
Adres do e-Doręczeń zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) – publicznego rejestru, w którym znajdują się wszystkie adresy związane z e-Doręczeniami. Wpis do BAE gwarantuje wiarygodność adresu, ponieważ tożsamość jego właściciela jest weryfikowana podczas zakładania skrzynki e-Doręczeń. Po aktywacji skrzynki e-Doręczeń, każda korespondencja z urzędów i instytucji będzie kierowana na ten adres elektroniczny, co pozwala wyeliminować tradycyjne listy polecone.
Jak uzyskać adres w BAE?
Aby uzyskać adres do e-Doręczeń, należy złożyć wniosek o jego nadanie. Wpisanie adresu do BAE skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz publicznej usługi hybrydowej (PUH).
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
- Czy e-Doręczenia są obowiązkowe dla osób fizycznych? Tak, osoby fizyczne mogą korzystać z e-Doręczeń, ale nie jest to obowiązkowe. Aby założyć skrzynkę, wystarczy PESEL i ukończone 18 lat.
- Co to jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)? BAE to rejestr publiczny zawierający adresy skrzynek do doręczeń elektronicznych (ADE). Dostęp do bazy mają wyłącznie osoby i firmy korzystające z usług doręczeń elektronicznych.
- Czy ADE to zwykły adres e-mail? Nie, ADE (adres do doręczeń elektronicznych) działa wyłącznie w systemie rejestrowanych doręczeń elektronicznych i nie jest klasycznym adresem e-mail.
- Jak wygląda struktura adresu ADE? Przykładowy adres ADE wygląda tak: AE. Składa się z oznaczenia kraju, cyfr i liter, które identyfikują podmiot.
- Czy mogę mieć więcej niż jeden adres ADE? Zasadniczo każdy podmiot ma tylko jeden adres ADE. Wyjątkiem są osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, które mogą mieć dodatkowe adresy na potrzeby zawodowe.
- Jakie dokumenty są potrzebne do założenia skrzynki na firmę? W przypadku firm potrzebne są: pełnomocnictwo, odpis CEIDG oraz w przypadku zawodów zaufania publicznego – legitymacja zawodowa.
- Co zrobić, jeśli zmienił się właściciel firmy? W przypadku zmiany właściciela firmy, konieczne będzie złożenie odpowiedniego pełnomocnictwa do zmiany danych.
Podsumowanie
E-Doręczenia to przyszłość cyfrowej korespondencji, która niesie ze sobą liczne korzyści: od wygody i oszczędności czasu, po bezpieczeństwo i pełną zgodność z prawem. Przedsiębiorcy, jednostki administracji publicznej oraz obywatele już teraz powinni zacząć wdrażać to rozwiązanie, aby być gotowym na nadchodzące obowiązki prawne.
Cyfrowa rewolucja w korespondencji staje się faktem – nie czekaj na listonosza, zacznij korzystać z e-Doręczeń już dziś!
Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej zobacz naszą ofertę: e-Doręczenia
📞Lub skontaktuj się z nami
Chcesz założyć skrzynkę do e-doręczeń? Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły usługi.