Szkolenie SharePoint – Twoja droga do efektywnej współpracy

Dlaczego warto zainwestować w szkolenie z SharePoint?

Microsoft SharePoint obecnie jest wdrażany przez wiele firm, jak główna platforma chmurowa do wspólnej pracy nad dokumentami. Zastępuje to tradycyjny sposób pracy na dokumentach, czyli przesyłanie ich mailem lub przechowywania na lokalnym serwerze w firmie. Dzięki pracy nad dokumentami online poprzez przeglądarkę lub otwieranie ich bezpośrednio z serwera Sharepoint możliwe jest niesamowite przyspieszenie i usprawnienie pracy grupowej.

Aby w pełni wykorzystać potencjał tego rozwiązania, konieczna jest jednak wiedza, jak z niego korzystać. Jeśli planujesz wdrożyć lub już masz wdrożonego SharePointa, ale nie spełnia on Twoich oczekiwań to jest kluczowe jest dobre przeszkolenie zespołu.

Co to jest SharePoint?

Microsoft SharePoint to platforma, która umożliwia firmom tworzenie wspólnych przestrzeni na dokumenty, zwanych witrynami. Służą one przechowywaniu i współdzieleniu dokumentów. Pomagają dobrze zorganizować pracę zgodnie z procesami w Twojej firmie. Dobrze zaprojektowana struktura witryn, bibliotek i folderów bardzo ułatwia późniejszą współpracę.

Oprócz miejsca na pliki możliwości tej technologii obejmują  także tworzenie prostych procesów przy pomocy list programu MS List, wspólnych kalendarzy, wspólnych Plannerów oraz automatyzację procesów biznesowych za pomocą integracji z innymi narzędziami Microsoft, takimi jak OneDrive, Teams, OneNote, Power Automate czy Power Apps.

Sharepoint to także narzędzie idealne do zbudowania wewnętrznego intranetu, gdzie każdy dział może mieć swoją osobną witrynę, przekazywać sobie najnowsze wiadomości. Za pomocą takich witryn można także budować wewnętrzną bazę wiedzy w postaci firmowego wiki.

Odpowiednie przeszkolenie pracowników pozwala na maksymalne wykorzystanie tych funkcji, co przekłada się na lepszą efektywność.

Przeczytaj również:

• OneDrive vs SharePoint: Które Rozwiązanie Wybrać?
• Jak wykorzystać SharePoint w firmie?

Od czego zależy zakres szkolenia?

Szkolenie z SharePoint jest dostosowane do różnych poziomów zaawansowania, zarówno dla osób, które dopiero zaczynają przygodę z tą platformą, jak i dla bardziej doświadczonych administratorów. Zakres szkolenia zwykle zależy często od tego czy Twoja firma:

• posiada wewnętrzny dział IT, który przejmie później zarządzanie środowiskiem Sharepoint, czy zarządzać środowiskiem będzie firma zewnętrzna,
• pracuje w środowisku pocztowym Microsoft Exchange, czy może nie miała z nim jeszcze do czynienia,
• posiada pracowników na wyższym czy niższym poziomie technicznym,
• posiada proste czy bardzo rozbudowane procesy wewnętrzne i duże ilości folderów i plików,
• posiada tylko kilka Terabajtów danych czy dane idą już w setki Terabajtów (każda chmura ma swoje ograniczenia),
• posiada zdywersyfikowane czy jednorodne środowisko komputerowe. Jednak programy na Windows różnią się trochę od programów na Apple.

Także każdorazowo projektując zakres szkolenia należy skonsultować z naszymi Ekspertami własne potrzeby szkoleniowe.

Jak może wyglądać przykładowy zakres szkolenia podstawowego:

1. Obsługa środowiska Microsoft 365:
   1. Logowanie do środowiska Microsoft używając mechanizmu MFA/2FA,
   2. Samodzielna zmiana hasła do usług M365 w przypadku zapomnienia,
2. Uruchomienie i używanie aplikacji Teams:
   1. w wersji przeglądarkowej, desktop oraz mobilnej,
   2. działanie aplikacji w tle,
   3. synchronizacja danych pomiędzy urządzeniami,
   4. statusy widoczności, ustawianie podczas urlopu czy okresowych zmian,
   5. organizacja pracy w zespołach, kanałach i czatach (tutaj można się mocno pogubić!),
   6. informacje jak pisać, lajkować, odpowiadać na czacie,
   7. przypinanie czatów,
   8. kopiowanie linków do danego czatu,
   9. opcja Pilne i Ważne na czacie,
   10. pokazanie różnic pomiędzy chatem indywidualnym a grupowym,
   11. wywoływanie innych osób oraz @wzmianki o osobach,
   12. używanie wyszukiwarki w Teams,
   13. uprawnienia w Teams do tworzenia zespołów, kanałów,
   14. powiadomienia czatów i kanałów (to bardzo ważny temat!)
   15. spotkania w Teams, opcje spotkań:
       1. nagrywanie video,
       2. zapraszanie użytkowników oraz gości;
       3. wyciszanie,
       4. czat podczas spotkania,
       5. sprawdzanie obecności na spotkaniu,
       6. opuść spotkanie, zakończ spotkanie,
   16. pytania i odpowiedzi.
3. Sharepoint:
   1. Podstawowe informacje o tym jak korzystać z przeznaczonego miejsca w witrynach, bibliotekach i folderach,
   2. Omówienie rodzaju uprawnień,
   3. Synchronizacja plików pomiędzy chmurą a lokalnym komputerem,
   4. Online vs Offline,
      
4. Sharepoint a OneDrive:
   1. "Kopia zapasowa" dokumentów z komputera do chmury (Pulpit, Dokumenty, Obrazy),
   2. Podstawowe operacje na plikach,
   3. Omówienie i pokazanie statusów plików,
   4. Praca grupowa na wspólnych zasobach (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, itp.),
   5. Historia wersji plików,
   6. Odzyskiwanie usuniętych plików z kosza sieciowego,
   7. Nauka sprawdzania czy mam najnowszą wersję pliku,
5. Praca z pocztą elektroniczną Exchange Online w programie Outlook (może to być osobne szkolenie):
   1. Techniczne sprawy aspekty: wielkość konta 50 GB, wielkość wiadomości e-mail 150 MB,
   2. Podpisy (stopki) do wiadomości,
   3. Wstęp do pracy z programem
      1. wersje programu: komputer, wersja przeglądarkowa, wersja mobilna na telefon,
      2. poczta,
      3. kalendarz,
      4. zadania,
      5. praca z pocztą e-mail,
      6. odbieranie wiadomości, foldery,
      7. tworzenie wiadomości,
      8. różni adresaci DO,DW, UDW,
      9. załączniki,
      10. żądanie potwierdzeń odebrania,
      11. nadawanie priorytetów wiadomości,
      12. flagi monitorujące.
   4. Zarządzanie plikami i folderami za pomoca programu Outlook:
      1. tworzenie folderów do projektów, osób, grup adresatów,
      2. przypisywanie reguł do folderów,
      3. reguły tematu,
      4. reguły osoby,
      5. reguły niestandardowe,
      6. foldery wyszukiwania.
   5. Autorespoder, czyli:
      1. wiadomości urlopowe,
      2. delegowanie skrzynki podczas nieobecności.
   6. Kalendarz, Zadania, Dziennik i Notatki:
      1. kalendarz,
      2. praca na wielu kalendarzach,
      3. współdzielenie kalendarzy,
      4. udostępnianie wydarzeń i/lub kalendarzy,
      5. zdarzenia kalendarza, spotkania, negocjacja terminu spotkania,
      6. tworzenie zadań.
6. Inne ciekawe tematy:
   1. OneNote
   2. Todo
   3. Planner
7. Ograniczenia chmury i odpowiedzi na pytania:
   1. Czy mamy ograniczoną przestrzeń na OneDrive?
   2. Ile mogę wrzucić danych na Sharepoint?
   3. Jaką aplikację ściągnąć na telefon aby pracować na plikach własnych i firmowych?

Jak może wyglądać przykładowy zakres szkolenia dla administratorów Sharepoint:

Dla administratorów platforma SharePoint oferuje znacznie więcej możliwości:

• Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami,
• Konfiguracja witryn i zarządzanie zasobami firmy,
• Konfigurację uprawnień poprzez grupy,
• Tworzenie kopii zapasowej całego środowiska Microsoft 365,
• Automatyzacja procesów za pomocą narzędzi takich jak Power Automate czy inne języki skryptowe,
• Tworzenie dedykowanych rozwiązań z wykorzystaniem integracji z innymi usługami Microsoft.

Agenda szkolenia dla zarządzających środowiskiem, w głównej mierze zależy od skomplikowania środowiska dlatego nie sposób przygotować jej gotową wersję. Zachęcamy do kontaktu aby uzyskać więcej informacji.

Jak wygląda proces szkolenia?

Dotychczasowo Szkolenia są dostępne zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie. Możesz wziąć udział w kursie online na żywo, co umożliwia interakcję z trenerem i grupą uczestników. Dla grup liczących co najmniej 4 osoby oferujemy także dedykowane szkolenia, które mogą odbyć się w wybranym przez Ciebie terminie i miejscu.

Elastyczne podejście do terminów

Jeśli żaden z dostępnych terminów Ci nie pasuje, masz możliwość zaproponowania własnego. Co więcej, możesz w każdej chwili zmienić tryb szkolenia z „na sali” na zdalny, co daje jeszcze większą elastyczność.

Ile kosztuje szkolenie Sharepoint?

Jedna godzina szkoleniowa to koszt: 350 zł netto

Koszt dnia szkoleniowego to minimum: 2400 zł netto

Szkolenie podstawowe to zwykle od 4 do 20 godzin. Wiemy, że taki szkolenia odrywają pracowników od ich pracy, przez co staramy się dopasować do możliwości klienta. Najbardziej sprawdza nam się model szkoleń podzielonych na bloki 2 godzinne.

Korzyści ze szkoleń SharePoint

Inwestycja w szkolenie z SharePoint przynosi liczne korzyści, zarówno dla pracowników, jak i dla firmy.

Dla pracowników:

• Lepsza organizacja pracy – dzięki znajomości funkcji SharePoint, praca z dokumentami staje się łatwiejsza, szybsza i bardziej intuicyjna.
• Zwiększenie produktywności – automatyzacja procesów pozwala na ograniczenie czasu poświęcanego na rutynowe zadania.
• Efektywna współpraca – praca w zespołach rozproszonych staje się prostsza dzięki narzędziom do współdzielenia dokumentów i komunikacji.

Dla firmy:

• Optymalizacja procesów – lepsze zarządzanie dokumentami oraz informacją to klucz do zwiększenia efektywności operacyjnej.
• Bezpieczeństwo danych – odpowiednia konfiguracja uprawnień i wersjonowanie plików minimalizuje ryzyko utraty ważnych informacji.
• Większa elastyczność – SharePoint można integrować z innymi usługami Microsoft, co pozwala na dostosowanie narzędzi do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Szkolenie z SharePoint to nie tylko nauka obsługi narzędzia, ale również szansa na całkowite wykorzystanie pełnego potencjału tego wspaniałego narzędzia. Pozwala na lepszą organizację pracy, automatyzację procesów i zwiększenie produktywności całego zespołu.

📞Skontaktuj się z nami aby ustalić termin szkolenia dla Twojego zespołu