Wielki test aplikacji do zarządzania czasem

Czas. Prawie nie uchwytny. W naszej pracy jest to kryterium, które decyduje o pomyślnym zakończeniu projektów, zadań, nowych rozwiązań. W pracy ciągle mieliśmy problemy z :

• Ciągle uciekającymi godzinami,
• Brakiem synchronizacji i śledzenia postępu zadań,
• Nie w pełni zrealizowanymi zadaniami w porównaniu do początkowych założeń,
• Brakiem przypomnień o rozpoczynających się zadaniach oraz ich podsumowaniach.

Chociaż korzystaliśmy z autorskiego rozwiązania CRM – nie spełniało to naszych oczekiwań. W CRM były tylko zdania zlecone przez klientów. Potrzebowaliśmy czegoś więcej! Czegoś co w przystępny dla każdego sposób pomoże nam w organizacji każdego dnia, przydzieleniu priorytetów oraz wyszczególnieniu tych zadań, które są niezbędne do funkcjonowania firmy. Czegoś, co każdy może mieć w smartfonie , na komputerze, w przeglądarce i bez względu na miejsce – dodać kolejne zadanie tak, aby nie wyleciało mu to z głowy.

Utknęliśmy w natłoku drobnych, ale dość ważnych spraw, które nam ciągle uciekały! Czy Ty tez tak czasami masz?

Zdaliśmy sobie sprawę, że istnieją już zapewne rozwiązania, które pomogą „zostać władcami czasu” i realizować wszystko co sobie założymy. Rozpoczeliśmy poszukiwania. Znaleźliśmy od razu wiele różnych aplikacji. Po małym zawężeniu kreteriów, znaleźliśmy trzy aplikacje, które były już rozwiązaniami dobrze znanymi na rynku:

• Wunderlist
• Todoist
• Nozbe

Każdą z tych trzech aplikacji instalowaliśmy na smartfonie i komputerze. Następnie przez 3-4 dni testowaliśmy każde z rozwiązań. Cały czas zbieraliśmy swoje opinie, odczucia i staraliśmy się wybrać funkcje, które są niezbędne pod względem naszej pracy.

Na czym nam najbardziej zależało?

• Łatwym i szybkim dodawaniu zadań i ich edycji,
• Synchronizacji z klientem poczty Outlook ( w wersji desktopowej oraz mobilnej ),
• Prostym przydzielaniu zadań do poszczególnych osób,
• Dodawaniu komentarzy i załączników w aplikacji,
• Powiadomieniach,

W drodze po zakupy przyda się lista!

Takich list każdy z nas powinien mieć naprawdę sporo. Lista rzeczy do kupienia do domu, do firmy, lista zakupów spożywczych, lista z terminami ubezpieczeń, przeglądów samochodów, lista urodzin członków rodziny z przypomnieniami, lista rzeczy do zabrania na wakacje, lista.... i.... kolejna lista. Ponoć każdy z nas powinien mieć ponad 100 takich zadań na takich listach. Pod tym kątem właśnie testowaliśmy wybrane aplikacje. Jeśli chodzi o te funkcje – jest ich dużo. Nie chciałem pisać potężnego wypracowania, więc tylko niektóre umieściłem w tabelce:

	Wunderlist	Todoist	Nozbe
Szczegółowe dane zadania ( data, godzina )	+	+	+
Przydzielanie zadań	+	+	+
System hashtagów	+	+	+
Współpraca z Outlook ( dodatek do aplikacji )	+	+	-
Skala priorytetów (3 lub więcej stopni priorytetów )	-	+	-
Zmiana zadania w projekt	-	+	+
Integracja z GoogleDrive, DropBox	-	+	+
Dostępność na WindowsPhone	+	-	-

Pełną wersję podsumowania można będzie pobrać na dole tego artykułu.

Wygląd – czyli, czego oczy nie widzą…

Dla wielu z Nas wygląd jest drugorzędną sprawą, zaraz po funkcjonalności. Jestem osobą dość dokładną i zawsze przywiązuję wagę do detali oraz wyglądu. U dołu krótkie porównanie wyglądów menu głównego: Wunderlist i… przepiękna panorama: Todoist – czerwony kolor aplikacji przypada do gustu (można go zmienić na inny). Zero bajerów, czysta asceza. Nozbe – Także bardzo prosty i ascetyczny wygląd.

Co my mamy, czego nie ma konkurencja? No cóż…

Każda z tych trzech aplikacji ma w sobie coś, co wyróżnia ją na tle konkurencji. Każda próbuje zachęcić użytkownika do wybrania tego, a nie innego rozwiązania. Wunderlist zachęca wyglądem – dużą listą bieżących zadań, która zmienia się wraz z wyborem projektu. Po pewnym czasie nabieramy przyzwyczajenia, aby jak szybciej wykonać wszystkie niezbędne zadania i znów ujrzeć piękne tło tego programu. Jednakże Wunderlist nie ma jednak możliwości dodawania do podzadań komentarzy i załączników.

Słyszeliście, że Karma może rosnąć ? Ja tak.

Todoist posiada jeden killerficzer , którego nie posiadają pozostałe dwie aplikacje. Karma – narzędzie do śledzenia produktywności i wizualizacji osiągnięć w czasie. Ponadto za każde zadanie zbieramy punkty Karmy, za które możemy wejść na „wyższy level” produktywności. To świetna motywacja w postaci łatwych do zgarnięcia punktów. Dodatkowo podsumowania całego dnia ( zadań zrobionych , niedokończonych i zbliżających się ) obrazują nam , co zostało zrobione , a co jeszcze przed nami. Minusem jest natomiast bardzo okrojona wersja darmowa , gdzie nie można dodać etykiet lub załączników ze swojego komputera, a także brak możliwości masowej zmiany parametrów zadań.

Polak, potrafi.

Nasz rodak, Michał Śliwiński, jest autorem trzeciej aplikacji - Nozbe. Na swoim blogu oferuje darmowe lekcje produktywności. Pokazuje w nich sposoby na lepszą organizację dnia z wykorzystaniem Nozbe. Kolejnym cechą „na plus” jest możliwość edycji wielu zadań w zakresie etykiet, terminów oraz projektów. Jest to bardzo przydatne, gdy data wykonania zadań przesuwa się w czasie. Nie trzeba wchodzić w ustawienia każdego osobna. Kolejna zaleta Nozbe to synchronizacja z Google Calendar. Co w tym niezwykłego? Dwukierunkowość tej synchronizacji – czyli możemy z poziomu kalendarza informacje w zadaniu. Minus możemy postawić przy tym programie w zakresie powiadomień. Gdy występuje czas na zrobienie czegoś, a chcemy to przełożyć na inną godzinę, musimy wykonać kilka kliknięć/ tapnięć. Nie jest to tak intuicyjne jak w przypadku chociażby Todoist, gdy jedynie przeciągamy ekran w bok i klikamy np. „jutro”. Karma i motywujące statystyki Wunderlist i menu zadania Nozbe – posiada na wszystkich urządzeniach ten sam układ i wygląd aplikacji. Nie trzeba uczyć się go „na nowo” na każdym urządzeniu ani wypożyczać mapy , aby znaleźć funkcje znane z innego urządzenia.

Co wybrać?

Zapytacie się pewnie : która aplikacja jest z tych wszystkich najlepsza? Odpowiedź jest prosta i zawiła zarazem: „To zależy”. Wygląd dnia, zadań, organizacji pracy oraz naszego stylu / systemu organizacji ma dla każdego zupełnie inne znaczenie. Wybierając jedną z pośród tych trzech aplikacji do organizacji czasu zachęcam Was do przejścia na wersje Premium z kilku powodów. Będzie ona bardziej rozbudowana, pomagając nam jeszcze lepiej wgryźć się w lepszą organizację czasu. Na pewno nie będziecie żałować zainwestowanych pieniędzy. Szybko się zwrócą. Każda z tych trzech aplikacji będzie dobrym wyborem z jeszcze innego powodu. Pytacie jakiego? Śpieszę z odpowiedzią: Dobra organizacja czasu to… oszczędność czasu. Możecie mi wierzyć – na pewno nie będziecie żałować wyboru jednej z tych trzech aplikacji. Której? Wybierzcie sami!